“团队文档库”是面对课题组、实验室等科研部门开发的管理、共享团队文档，实现文档协同编辑的网络平台。该平台由中科院网络中心开发。

任何组织或个人都可以创建属于自己的文档库。欢迎大家使用！

0. 如何登陆

访问http://ddl.escience.cn/，点击直接登陆。输入院邮件系统的用户名、密码。

1. 创建一个团队开始工作

(1) 进入“个人面板”，点击 【创建团队】，或点击顶部黑色导航栏中的"加号"图标即可创建团队。

(2) 在创建团队页面填入相应信息，包括“团队名称”、“团队网址”、“团队权限”等信息。点击创建按钮即可完成团队创建。

注：团队分为“完全保密”、“公开需审核”，“完全公开”三种权限。

• 完全保密，团队成员只能由管理员用邮件邀请的方式加入。
• 公开需审核，团队成员可以主动加入，但需要管理员审核后才能加入。
• 完全公开，用户无需管理员审核即可加入。

2. 邀请成员加入团队

(1) 创建团队后，点击团队名称右侧的邀请按钮，管理员可以邀请用户加入自己的团队。

(2) 输入受邀成员的邮箱：

a. 输入受邀成员的邮箱地址，点击发送按钮，对方会收到邀请邮件。等到对方接受，便可以在一个团队中了。

b. 还有一种方式是通过地址簿文件导入，我们支持CSV或vCard格式的地址簿文件。选择导入地址簿，并导入文件。

3. 如何加入团队

(1) 在个人面板，点击加入公开团队，选择感兴趣的团队，点击加入。公开团队可以直接加入，公开需审核团队需要管理员的审核，才能加入。审核结果会以邮件形式发送您的联系邮箱。

(2) 非文档库用户，点击该公开团队的【推广链接】（管理员在团队的基本设置界面可查看该团队的推广链接），注册为文档库用户后即可加入。

4. 了解团队文档库的整体布局

(1) 进入团队后，蓝色banner条的右侧是团队导航区域，可以切换浏览团队的所有文档、最新动态和成员。

(2) 左侧是文档导航栏，可以浏览团队所有文档、团队最近更新文档和个人常用文档（我常用的、我创建的、已加星标）。

(3) 左侧下方是文档标签导航栏，可以根据标签浏览文档。

(4) 右侧是文档列表，可以点击查看文档，进行分享、移动等操作。

5. 创建文档、上传文件以便共享资源

团队文档库中的文档有两种类型：

(1) 协作文档，在线创建的文档，使用文档库提供的编辑器来编辑内容，可以多人协作编辑。

(2) 文件，本地上传的文件，不限格式。对PDF，Office系列文件提供在线预览功能。

新建协作文档：

a. 点击导航栏中的【新建协作文档】按钮，可以快速创建协作文档。文档库自带的编辑器，可以实现丰富的编辑功能，帮助您创建包含表格、图片等复杂格式的页面。

b. 选择【保存并退出】，将保存本次编辑的内容，生成新的版本，并退出编辑器。

c. 使用【保存】按钮随时保存文件。

d. 选择【放弃编辑】时，将丢弃本次编辑（进入编辑模式开始）的所有内容，包括手动“保存”的内容。

e. 系统也会定时自动保存编辑的内容，以备意外情况下找回。

f. 新建文档时，如果没手动保存意外退出浏览器，可在【我创建的】里查找系统保存的草稿，编辑后可发布。

上传文件：

点击导航栏中的【上传文件】按钮，一次可上传多个文件。文件不允许重名，对相同名字的文件，上传仅更新版本。

6. 快速分享一个文档

(1) 点击文档旁边的分享按钮

(2) 分享给团队成员：

a. 分享文件时，可以选择分享给团队成员或分享给团队之外的人；分享协作文档目前只能分享给团队成员。

b. 在输入框内选择您要分享的成员，点击【分享】按钮，完成分享。

c. 分享信息会以邮件形式发送到对方的联系邮箱中。对方登录团队文档库，也可以在个人消息中看到分享信息。

(3) 分享给外部成员：

a. 文件支持分享给团队外部成员。选择分享给其他人，输入有效时间、您要分享的人的邮箱，点击【分享】。

7. 在协作文档中插入其他文档及图片

(1) 编辑文档时，用户可以将文档库中的其他文档以链接的形式插入到协作文档中，让成员便捷的浏览到相关文档。支持一次插入多个文档。选择编辑器中的【文档】按钮。用户可以选择已有文档，也可以点击【上传文件】从本地上传文件，再进行选择。

(2) 用户也可以将文档库中或者本地的图片插入到页面中。支持一次插入多个图片。选择编辑器中的【图像】按钮。

 

(1) 编辑文档时，用户可以将文档库中的其他文档以链接的形式插入到协作文档中，让成员便捷的浏览到相关文档。支持一次插入多个文档。选择编辑器中的【文档】按钮。用户可以选择已有文档，也可以点击【上传文件】从本地上传文件，再进行选择。

(2) 用户也可以将文档库中或者本地的图片插入到页面中。支持一次插入多个图片。选择编辑器中的【图像】按钮。

8. 如何实现版本控制

(1) 版本控制：

• 对于协作文档，用户可对页面内容进行在线编辑。每一次编辑，都将创建新的版本。
• 对于文件，用户上传的文件名称如果已存在，会更新相同名称的文件，创建新的版本。

(2) 入口：

• 点击页面内的版本信息，即进入版本管理页面。管理版本页面有完整的版本历史，且提供版本差异比较的功能。

• 差异比较工具，可以识别增加、删除、移动等操作，帮助用户了解其他人对文档的修改内容。其中，增加的文字用黄色底色标识，被删除的文字用红色底色标识，并动态显示移动前位置。

(3) 版本恢复：

版本管理界面还提供对某一历史版本的恢复功能。恢复某个历史版本后，该历史版本会发布为当前最新版本。

9. 使用文件夹整理文档

文档库提供文件夹的文档管理方式，您可以将若干相关文档存放在一个文件夹里，便于查找。

(1) 如何移动或复制

a.勾选要移动的文档，点击移动或复制按钮。

b. 在弹出框内选择要移动的目标文件夹，也可以新建文件夹。点击确定，所选文档或文件夹都被移动到目标文件夹内。

10. 使用标签管理文档

查看标签使用说明

11. 添加相关文档

如果文档之间关联性较强，除了用“文件夹”、打相同“标签”等方式进行关联外，还可以在文档界面右下方的“相关文档”列表中进行添加。

12. 如何找到个人常用文档

为方便用户快速从大量的文档中找到自己常用的，团队文档库提供针对个人的文档浏览视角：

(1) 星标文档集

通过点击标题前方的空星标志，为自己感兴趣或认为重要的文档打上星标。打上星标的文档，将被放入星标文档集，用户通过点击左侧导航栏上的【已加星标】按钮，快速查看所有星标文档。

决定将哪些文档打上星标，是用户个性化的设置，只有用户自己了解，不与团队其他成员共享。

(2) 常用文档

在左侧导航栏【我常用的】按钮中，可以看到系统自动生成的用户最常访问的文档链接。

(3) 我创建的

在左侧导航栏【我创建的】按钮中，可以看到个人创建的协作文档和上传的文件。

(4) 我的足迹

点击主导航栏【动态】按钮，可以看到团队动态，以及我的消息、足迹、关注等信息。其中，【我的足迹】可以看到自己所有的历史操作。

13. 删除和恢复文档

(1) 删除文档

若要删除文档，可点击【删除】按钮，进行删除。只有团队管理员或文档创建者才能删除文档。

(2) 恢复被删除的文档

若要恢复已被删除的文档，可以点击【我的足迹】，查看删除的历史记录。

(3) 点击被删除的文档链接，进入到删除文档的详细页面。点击【点此恢复该文档】，即可恢复文档。

14. 如何与队友分享、交流

(1) 将你认为有用的文档分享给同事，还可以附上留言，同事将收到系统实时发出的提醒消息。

(2) 每个页面下方都设有讨论区，您可以与同事就该文档在线展开讨论。

(3) @成员：

在评论时，可以@团队成员。在回复框中键入@符号，自动弹出团队成员列表，供用户方便找到成员。该消息将会以邮件形式发送给对方。

15. 个性化设置团队

进入团队空间后，管理员通过点击团队名称右侧的管理按钮，可以对团队进行如下操作：基本设置、管理用户、管理申请、邀请成员、导出文档。

(1) 基本设置-个性化设置团队默认进入的首页：

可以设置团队成员进入团队后首先看到的页面，是文档还是动态页面。

(2) 管理成员：

管理员可为团队成员分配不同权限，包括可查看、可编辑、可管理三种；可以移除成员；

(3) 管理申请，如果团队权限设置为“公开需审核”，则管理员可以审核申请加入的成员。

(4) 邀请成员，指管理员通过邮箱邀请用户加入团队，支持邮箱的批量导入。

(5) 导出文档，管理员可以选择将团队文档导出为ZIP格式或ePub格式。