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如何开通“团队文档库”FAQ
[2014-07-10]

团队文档库是面对课题组、实验室等科研部门开发的管理、共享团队文档,实现文档协同编辑的网络平台。该平台由中科院网络中心开发。

任何组织或个人都可以创建属于自己的文档库。欢迎大家使用!

0. 如何登陆

访问http://ddl.escience.cn/,点击直接登陆。输入院邮件系统的用户名、密码。

1. 创建一个团队开始工作

(1) 进入个人面板,点击 【创建团队】,或点击顶部黑色导航栏中的"加号"图标即可创建团队。

http://ddl.escience.cn/jsp/aone/images/ddlNewer-1-index.png

(2) 在创建团队页面填入相应信息,包括团队名称团队网址团队权限等信息。点击创建按钮即可完成团队创建。

http://ddl.escience.cn/jsp/aone/images/ddlNewer-2-team.png

注:团队分为完全保密公开需审核完全公开三种权限。

  • 完全保密,团队成员只能由管理员用邮件邀请的方式加入。
  • 公开需审核,团队成员可以主动加入,但需要管理员审核后才能加入。
  • 完全公开,用户无需管理员审核即可加入。

2. 邀请成员加入团队

(1) 创建团队后,点击团队名称右侧的邀请按钮,管理员可以邀请用户加入自己的团队。

http://ddl.escience.cn/jsp/aone/images/ddlNewer-1-invite.png

(2) 输入受邀成员的邮箱:

a. 输入受邀成员的邮箱地址,点击发送按钮,对方会收到邀请邮件。等到对方接受,便可以在一个团队中了。

http://ddl.escience.cn/jsp/aone/images/ddlNewer-2-invite.png

b. 还有一种方式是通过地址簿文件导入,我们支持CSVvCard格式的地址簿文件。选择导入地址簿,并导入文件。

http://ddl.escience.cn/jsp/aone/images/ddlNewer-3-invite.png

3. 如何加入团队

(1) 在个人面板,点击加入公开团队,选择感兴趣的团队,点击加入。公开团队可以直接加入,公开需审核团队需要管理员的审核,才能加入。审核结果会以邮件形式发送您的联系邮箱。

(2) 非文档库用户,点击该公开团队的【推广链接】(管理员在团队的基本设置界面可查看该团队的推广链接),注册为文档库用户后即可加入。

4. 了解团队文档库的整体布局

(1) 进入团队后,蓝色banner条的右侧是团队导航区域,可以切换浏览团队的所有文档、最新动态和成员。

(2) 左侧是文档导航栏,可以浏览团队所有文档、团队最近更新文档和个人常用文档(我常用的、我创建的、已加星标)。

(3) 左侧下方是文档标签导航栏,可以根据标签浏览文档。

(4) 右侧是文档列表,可以点击查看文档,进行分享、移动等操作。

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5. 创建文档、上传文件以便共享资源

团队文档库中的文档有两种类型:

(1) 协作文档,在线创建的文档,使用文档库提供的编辑器来编辑内容,可以多人协作编辑。

(2) 文件,本地上传的文件,不限格式。对PDFOffice系列文件提供在线预览功能。

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新建协作文档:

a. 点击导航栏中的【新建协作文档】按钮,可以快速创建协作文档。文档库自带的编辑器,可以实现丰富的编辑功能,帮助您创建包含表格、图片等复杂格式的页面。

http://ddl.escience.cn/jsp/aone/images/ddlNewer-3-create.png

b. 选择【保存并退出】,将保存本次编辑的内容,生成新的版本,并退出编辑器。

c. 使用【保存】按钮随时保存文件。

d. 选择【放弃编辑】时,将丢弃本次编辑(进入编辑模式开始)的所有内容,包括手动保存的内容。

e. 系统也会定时自动保存编辑的内容,以备意外情况下找回。

f. 新建文档时,如果没手动保存意外退出浏览器,可在【我创建的】里查找系统保存的草稿,编辑后可发布。

上传文件:

点击导航栏中的【上传文件】按钮,一次可上传多个文件。文件不允许重名,对相同名字的文件,上传仅更新版本。

6. 快速分享一个文档

(1) 点击文档旁边的分享按钮

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(2) 分享给团队成员:

a. 分享文件时,可以选择分享给团队成员或分享给团队之外的人;分享协作文档目前只能分享给团队成员。

b. 在输入框内选择您要分享的成员,点击【分享】按钮,完成分享。

c. 分享信息会以邮件形式发送到对方的联系邮箱中。对方登录团队文档库,也可以在个人消息中看到分享信息。

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(3) 分享给外部成员:

a. 文件支持分享给团队外部成员。选择分享给其他人,输入有效时间、您要分享的人的邮箱,点击【分享】。

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7. 在协作文档中插入其他文档及图片

(1) 编辑文档时,用户可以将文档库中的其他文档以链接的形式插入到协作文档中,让成员便捷的浏览到相关文档。支持一次插入多个文档。选择编辑器中的【文档】按钮。用户可以选择已有文档,也可以点击【上传文件】从本地上传文件,再进行选择。

http://ddl.escience.cn/jsp/aone/images/ddlNewer-1-insert.png

(2) 用户也可以将文档库中或者本地的图片插入到页面中。支持一次插入多个图片。选择编辑器中的【图像】按钮。

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(1) 编辑文档时,用户可以将文档库中的其他文档以链接的形式插入到协作文档中,让成员便捷的浏览到相关文档。支持一次插入多个文档。选择编辑器中的【文档】按钮。用户可以选择已有文档,也可以点击【上传文件】从本地上传文件,再进行选择。

http://ddl.escience.cn/jsp/aone/images/ddlNewer-1-insert.png

(2) 用户也可以将文档库中或者本地的图片插入到页面中。支持一次插入多个图片。选择编辑器中的【图像】按钮。

http://ddl.escience.cn/jsp/aone/images/ddlNewer-2-insert.png

8. 如何实现版本控制

(1) 版本控制:

  • 对于协作文档,用户可对页面内容进行在线编辑。每一次编辑,都将创建新的版本。
  • 对于文件,用户上传的文件名称如果已存在,会更新相同名称的文件,创建新的版本。

(2) 入口:

  • 点击页面内的版本信息,即进入版本管理页面。管理版本页面有完整的版本历史,且提供版本差异比较的功能。

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  • 差异比较工具,可以识别增加、删除、移动等操作,帮助用户了解其他人对文档的修改内容。其中,增加的文字用黄色底色标识,被删除的文字用红色底色标识,并动态显示移动前位置。

(3) 版本恢复:

版本管理界面还提供对某一历史版本的恢复功能。恢复某个历史版本后,该历史版本会发布为当前最新版本。

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9. 使用文件夹整理文档

文档库提供文件夹的文档管理方式,您可以将若干相关文档存放在一个文件夹里,便于查找。

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(1) 如何移动或复制

a.勾选要移动的文档,点击移动或复制按钮。

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b. 在弹出框内选择要移动的目标文件夹,也可以新建文件夹。点击确定,所选文档或文件夹都被移动到目标文件夹内。

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10. 使用标签管理文档

查看标签使用说明

11. 添加相关文档

如果文档之间关联性较强,除了用文件夹、打相同标签等方式进行关联外,还可以在文档界面右下方的相关文档列表中进行添加。

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12. 如何找到个人常用文档

为方便用户快速从大量的文档中找到自己常用的,团队文档库提供针对个人的文档浏览视角:

(1) 星标文档集

通过点击标题前方的空星标志,为自己感兴趣或认为重要的文档打上星标。打上星标的文档,将被放入星标文档集,用户通过点击左侧导航栏上的【已加星标】按钮,快速查看所有星标文档。

决定将哪些文档打上星标,是用户个性化的设置,只有用户自己了解,不与团队其他成员共享。

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(2) 常用文档

在左侧导航栏【我常用的】按钮中,可以看到系统自动生成的用户最常访问的文档链接。

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(3) 我创建的

在左侧导航栏【我创建的】按钮中,可以看到个人创建的协作文档和上传的文件。

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(4) 我的足迹

点击主导航栏【动态】按钮,可以看到团队动态,以及我的消息、足迹、关注等信息。其中,【我的足迹】可以看到自己所有的历史操作。

http://ddl.escience.cn/jsp/aone/images/ddlNewer-5-doc.png

13. 删除和恢复文档

(1) 删除文档

若要删除文档,可点击【删除】按钮,进行删除。只有团队管理员或文档创建者才能删除文档。

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(2) 恢复被删除的文档

若要恢复已被删除的文档,可以点击【我的足迹】,查看删除的历史记录。

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(3) 点击被删除的文档链接,进入到删除文档的详细页面。点击【点此恢复该文档】,即可恢复文档。

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14. 如何与队友分享、交流

(1) 将你认为有用的文档分享给同事,还可以附上留言,同事将收到系统实时发出的提醒消息。

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(2) 每个页面下方都设有讨论区,您可以与同事就该文档在线展开讨论。

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(3) @成员:

在评论时,可以@团队成员。在回复框中键入@符号,自动弹出团队成员列表,供用户方便找到成员。该消息将会以邮件形式发送给对方。

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15. 个性化设置团队

进入团队空间后,管理员通过点击团队名称右侧的管理按钮,可以对团队进行如下操作:基本设置、管理用户、管理申请、邀请成员、导出文档。

http://ddl.escience.cn/jsp/aone/images/ddlNewer-1-set.png

(1) 基本设置-个性化设置团队默认进入的首页:

可以设置团队成员进入团队后首先看到的页面,是文档还是动态页面。

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(2) 管理成员:

管理员可为团队成员分配不同权限,包括可查看、可编辑、可管理三种;可以移除成员;

(3) 管理申请,如果团队权限设置为公开需审核,则管理员可以审核申请加入的成员。

(4) 邀请成员,指管理员通过邮箱邀请用户加入团队,支持邮箱的批量导入。

(5) 导出文档,管理员可以选择将团队文档导出为ZIP格式或ePub格式。