中国科学院半导体研究所

文书档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为进一步做好我所文书档案工作，加强文书档案的规范化管理，根据《中国科学院文书档案建档规范》，结合我所具体情况，制定本办法。

第二条 文书档案是研究所各项管理工作的历史记录，是反映研究所历史的真实记载，是所档案资料的重要组成部分。

第二章 文书材料的归档

第三条 文书档案的归档范围见附件。（中科院半导体所文书档案归档范围及保管期限）

 第三章 归档文件的收集、整理

第四条 各职能处室的兼职档案员于每年年底及第二年年初进行归档文件的收集，收集范围参照研究所文件档案归档范围的内容进行，并注意收集日常工作中形成非红头文件的材料，如重要会议、活动、计划总结、统计报表、报告等各类载体材料。

第五条 文书材料整理归档要保持文件之间的历史联系，区分不同保存价值，使归档的文件真实地反映各项职能活动的历史面貌。

第六条 按照中科院“文书档案建档规范”要求，我所的文书档案整理，既归档文件以“件”为单位。具体整理方法及要求执行《中国科学院文书档案建档规范》标准。

第七条 为保证档案质量，各部门在日常公文处理时，要严格按照《中科院半导体所公文处理办法》中有关规定办理。归档的文件材料要纸质良好，字迹清晰，严禁用铅笔和园珠笔书写、签批。

第八条 归档的文件应符合以下要求：

    1.归档的文件材料要齐全完整。

    2.归档文件材料应为原件。

    3.整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

第九条 各职能部门应于每年第一季度前将整理好的文件，向所综合档案室移交，并履行签字手续。

第四章档案的管理和利用

第十条 档案管理人员根据工作需要编制检索工具，为档案的查找、利用提供方便。

第十一条 档案库房要做好防盗、防窃密、防火、防虫、防鼠、防潮工作，并有必要的安全措施。

第十二条 借阅档案要严格履行审批、登记手续。涉密档案的借阅须按照保密规定办理，外单位查阅档案需凭写明有借阅目的和范围的介绍信，经所领导或综合办公室负责人同意后，方可在档案室内阅看。

第十三条 档案严禁拆卷、涂改、污损和擅自翻印、转借，违者视其情节轻重予以行政纪律处分或按违反《档案法》论处。

第五章 附则

第十四条 本办法自发布之日起施行。

第十五条 本管理办法由综合档案室负责解释。

附件：中国科学院半导体研究所文书档案归档范围及保管期限表