中国科学院半导体研究所

档案管理实施细则

 

为规范研究所档案管理工作流程，特制定本细则。

一、归档材料预立卷制度

预立卷工作是研究所档案管理的基础工作之一，是研究所实行部门（课题组）立卷制度的一个重要保障。规范所内文件材料预立卷工作，对研究所立卷部门做好归档工作，提高立卷质量，方便平时的查找利用都具有重要作用。

 1. 归档材料预立卷工作是指各职能处室、课题组的兼职档案员平时按照已经确立的预立卷类目，将已经处理完毕的文件材料随时按类目上的有关条款归入相应卷夹。

 2．预立卷类目的设置

 类目的设置主要参照我所《档案实体分类方案》，规定的类目一般不作调整和修改，具体条目兼职档案员可根据本部门的工作职能和当年工作的重点进行编制，注明类别、作者、内容、文件等，并依次编号。

 3．文件材料预立卷工作的方法

（1）准备工作

 兼职档案员应在年初或上一年末，根据类目所列的各个条目，为每一条款准备一个卷夹。卷夹的卷脊上写上条款号和条款名称。然后将卷夹按序排列，以备平时随时归卷和查找。

（2）文件的收集

 文书类兼职档案员应按中科院有关建档规范要求，一件一袋，批复在前，请示、附件在后，及时清退办理完毕的文件。注意对外发文应在文件发出时，同时将底稿和一至二份文件归档，对机关内部使用的文件、会议文件、外出开会带回的文件等，及时进行登记和收集，避免归档文件不全。对文件的流转应建立简便易行的登记手续，明确文件去向。

  科研项目类兼职档案员（含科研、设备、军工固定资产投资、基建等），应按中科院有关建档规范要求，按照文件材料的自然形成规律，负责各自范围内文件材料的收集、积累，分门别类，一个项目或一个课题用一个积累袋，随时收集、整理。

 其他档案类兼职档案员（会计、名人、声像、实物、离退及去世人员、专利等）按其材料积累方式和途径进行收集积累。

（3）归卷工作

 文件归卷之前应注意检查页数、附件等是否齐全完整，处理程序是否完成，处理的来龙去脉是否注明，遇有不清之处应及时询问承办人，然后将文件按所属条款归入卷夹。经过借阅归还的文件应及时归卷。对于不归档的文件可以另备卷夹单独存放。

预立卷盒（袋）由兼职档案员按照分类方案设置。如果某项目材料较多，可将该项目分为阶段、问题或子项设多个立卷盒。如果项目材料不多，可设置一个立卷盒。

二、档案整理

1.档案整理：即将归档文件以件（卷）为单位进行分类、排列、编号、编目、装订、装盒的基本环节，使之有序化的过程。

2.以“件”为单位的文件资料收集预立卷后与归档文件目录（纸质和电子版）一起移交综合档案室，由档案人员把预立卷资料以件为单位进行分类、组合、排列、编号、编目、装盒、归档入库。

3.以“卷”为单位的文件材料收集整理后与案卷目录、卷内目录（纸质和电子版）一起移交综合档案室，兼职档案员把文件资料以卷为单位进行分类、组卷、装订、编目、装盒、归档入库。

4.归档人和相关部门负责人与接收人应在移交目录（一式二份）上签字，归档部门和接收部门各保存一份。移交目录和案卷目录存文书档案并永久保存。

5.移交目录随档案实体一起移交综合档案室后，按院档案整理规范对各类资料按门类进行整理、组合、排列、编目、入库。

三、档案鉴定

1.档案鉴定是对档案价值的评价和预测。遵循文件材料的形成规律和保持文件之间的有机联系是档案内容完整性和系统性的有效保障，也是档案鉴定工作的必要条件。

2.按归档文件的不同价值及有关规定，确定文件（档案）的保管期限；确保文件（档案）的科学保管和有效利用。

四、档案保管

1.保持库房整齐、清洁，避免虫螨、灰尘等对档案的侵蚀。库房内严禁吸烟，不得存放易燃、易爆及与档案无关物品。

2.库房内外存放灭火设备，以便应急使用。

3.定期对库房档案投放灭虫药物，严格做到档案的防潮、防霉、防蛀。

4.用去湿机、空调设备调节库房温湿度。档案库房温度标准为14-24℃，相对湿度标准为45-60%。

5.合理使用窗帘，避免档案受光的直射，使纸张变黄变脆。

五、档案利用

本档案室所存各类档案是研究所的宝贵资源，欢迎有关人员借阅利用。

1.凡需借阅、利用所藏档案者，须向综合档案室管理员说明利用目的和填写《半导体所档案借阅审批单》。

2.凡因处理、解决重要工作（事件）需借阅、利用档案，或在借阅过程中解决了较大问题的，借阅（利用）人员应主动填写档案利用信息反馈登记表。

3.具体借阅要求见《中科院半导体所档案借阅管理办法》

六、档案统计

1.应定期对档案、档案管理、库房及档案人员的数量特征进行搜集、整理、统计、分析，按年度做出档案统计报表和书面统计报告；

2.档案统计时限与档案总结工作同步，即在做好年度档案工作总结的同时做好档案的统计工作。

3.档案统计内容包括：

全所科研（含涉密）、文书、基建、设备、会计、人事、声像、实物、专利等有关的档案信息数据的收集、整理、鉴定、保管、利用情况统计；

档案工作机构、人员、设施的数量及变化统计；

上级档案部门要求统计的其他有关材料。

七、档案信息反馈编研

1.档案管理员必须主动做好档案利用和信息反馈工作。在保守机密的前提下，应主动查询档案的利用目的和效果，并按需要及时跟踪了解信息的利用进展状况和效果，做到心中有数。

2.档案管理人员应及时做好信息利用反馈表的整理，对重大利用事项须会同利用者写出较为详细的书面反馈材料。

3.综合档案室对收集到的各类信息利用反馈材料要进行认真统计和分析，整理出典型事例，及时向领导或上级档案部门报告。

八、本实施细则由综合档案室负责解释。

 

注：中科院有关建档规范要求参见《中国科学院共公事务管理标准》